Cambiare gestionale: parametri per semplificare la scelta

Alberto Scalabrini
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Cambiare il gestionale è un’operazione complessa, richiede tempo e un investimento da contestualizzare sul medio periodo. In questo contenuto abbiamo raccolto la checklist degli indicatori da valutare per il cambio di gestionale, facendo una panoramica sui parametri da tenere in considerazione nel processo di scelta del nuovo ERP e del System Integrator.

Checklist degli indicatori da valutare per il cambio di gestionale

  1. Aumento del giro d’affari e quindi maggiore complessità organizzativa e maggior stress sui processi gestionali nelle aree interessate, tipicamente: produzione, logistica, commerciale, finance.
  2. Nuove sedi all’estero: il vecchio gestionale/ERP non gestisce la legislazione estera per cui il rischio è quello di perdere competitività internazionale, oltre ad appesantire e rallentare i processi di controllo ed amministrazione.
  3. Obsolescenza del ERP attuale o della sua base tecnologica
  4. Lunghi tempi di elaborazione dei dati: se la gestione dei dati avviene in maniera manuale lavorando esclusivamente con Excel, probabilmente stai perdendo risorse e tempo in attività facilmente gestibili da un ERP avanzato.
  5. Superamento dei problemi derivanti dalla gestione separata delle attività: determina una gestione a silos che influisce sulla qualità e sulla velocità di circolazione delle informazioni
  6. Mancanza di integrazione: il tuo gestionale “non parla” con altri sistemi per cui molte operazioni sono limitate da un controllo o gestione manuale non integrata.
  7. L’ERP ti consente l’uniformazione del linguaggio degli operatori, tramite la certificazione dei processi?
  8. Tempi lunghi per interventi costanti di assistenza: con un ERP obsoleto questo rischio comporta la necessità di aprire diversi ticket anche per operazioni “banali”, per cui le implementazioni diventano lunghe e queste impattano sull’operatività.
  9. Basso livello di autonomia delle risorse interne: con un ERP poco “user friendly”, concepito perché l’utilizzatore non abbia un certo grado di autonomia operativa, il rischio è quello di avere tempistiche relativamente lunghe per la gestione di ogni task.
  10. Con la pandemia il lavoro da remoto è diventato un tema che ha impatti positivi sulla gestione aziendale. L’ERP che utilizzi, permette questa gestione? È sviluppato con una tecnologia anywhere e anytime (dovunque e in qualsiasi momento)?

Ti ritrovi in alcuni di questi punti o in tutti? Appurata la necessità di cambiare gestionale, ora da dove si parte?

Analisi per la selection dell’ERP

In genere l’analisi si articola su due livelli:

  1. Analisi interna che riguarda i processi aziendali interni
  2. Analisi esterna che riguarda gli ERP e i System Integrator

Entrambe si compongono di processi specifici e funzionali.

Analisi interna

Premesso che l’esigenza di cambiamento e gli obiettivi correlati ad esso, siano condivisi dalle diverse aree aziendali, è necessario individuare gli attori interni funzionali al cambiamento. Insomma, non si può affrontare un cambiamento di questo tipo in solitaria. Per cui, riassumendo i vari passaggi:

  • condivisione esigenze/obiettivi per il cambiamento di ERP
  • individuazione dei processi critici interni
  • individuazione dei referenti delle aree coinvolte dal cambiamento tipicamente: Ufficio Acquisti, Produzione, Logistica, Commerciale, Finance e IT
  • realizzazione della documentazione sulle necessità interne (stato attuale, desiderata) in relazione alle diverse aree aziendali.

Una volta realizzato ciò, si inizia la ricerca del gestionale.

Analisi esterna

Valutazione del software

Nella ricerca e successiva valutazione del nuovo ERP ci sono molteplici fattori da tenere in considerazione.
Schematizzando i diversi scenari, possiamo semplificare in:

  1. Viene ingaggiato un consulente per la software selection
  2. Suggerimenti da consulenti esterni e/o fornitori di altra natura
  3. Ricerche autonome tramite motore di ricerca: le prime ricerche saranno più generiche per restringersi e individuare i prodotti idonei alla scelta, in un approccio top-down. Per esempio, per avere una prima panoramica degli ERP e via via si verticalizza la ricerca in relazione al settore, per esempio: “software ERP food”. Così, prese le prime informazioni funzionali, il nome dei potenziali gestionali verranno inseriti nella lista dell’ERP selection.
  4. Mix dei punti 2 e 3.

Per cui nella selezione dei potenziali ERP ci sono parametri da valutare, come:

  • esigenze di gestione di fiscalità italiane ed estere
  • settore: l’ERP è pensato per le specificità tipiche del mio settore?
  • integrazione con altri strumenti come, banalmente, Excel.

Valutazione del System Integrator

Nella stragrande maggioranza dei casi, i progetti di introduzione di un nuovo ERP hanno bisogno di attività di configurazione per aderire al massimo ai processi core dell’azienda, per cui è necessario concordare con i System Integrator selezionati un approccio che preveda una serie di demo via via più personalizzate, condividendo informazioni e dati utili a fare sì che oltre a vedere dal vivo il software, ci si concentri su domande specifiche in relazione alle più rilevanti esigenze aziendali. In questo modo, si entra nella valutazione del System Integrator che può guidare l’azienda nel progetto di cambio del gestionale. Anche qui è necessario stilare una lista dove vengono definiti dei parametri in cui si valuta il fornitore:

  • qual è il grado di affidabilità (oltreché tecnica anche finanziaria) del fornitore?
  • dispone di un team dedicato?
  • ha esperienza nel mio settore specifico?
  • ha referenze?

Valutazione conclusiva

Una volta avuto il quadro completo dei diversi ERP e System Integrator, la valutazione viene basata sui pesi ci ciascun parametro. Avere un ERP molto “forte” su un’area ma molto meno su un’altra, è una giusta soluzione? Probabilmente la scelta più giusta, che avviene sempre in relazione alle esigenze aziendali, è un equilibrio di pesi tra le diverse aree.

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