ERP Software Selection: criteri, checklist e step di processo

Giuliano Bonollo
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In questo contenuto troverai una guida sul processo di scelta dell’ERP, vedremo la checklist per realizzare la software selection al meglio, i criteri di scelta e i diversi step di processo. La software selection dell’ERP è un processo di selezione di un software aziendale delicato perché impatta su diverse aree aziendali e, soprattutto, la corretta scelta dell’ERP è fondamentale per il business dell’azienda.

Ecco la checklist per la tua software selection

Obiettivi aziendali

Sembrerà scontato ma il primo elemento da tenere in considerazione è l’obiettivo aziendale in relazione al cambio di ERP. Iniziare una selezione è un processo complesso, per cui è meglio mettere per iscritto obiettivi chiari e definiti. Ci sono diverse motivazioni per cui si inizia una selezione, per esempio il miglioramento dei processi aziendali: l’ERP adottato a suo tempo (in Italia un ERP ha una vita media di circa 10-15 anni) non corrisponde più all’evoluzione aziendale e/o del mercato, quindi per non perdere competitività è necessario valutare un nuovo ERP.

Requisiti aziendali

Fai un audit aziendale, crea interviste funzionali ai responsabili delle aree di business coinvolte nell’adozione di un nuovo ERP, ascolta le loro necessità, approfondisci i loro processi.
Una volta avuta una panoramica delle necessità specifiche, è necessario tracciare i requisiti.
Condivisa la tabella/documento, sono tutti d’accordo? Ci sono delle modifiche in corso? Aggiorna l’elenco. Come vedi, già solo questa fase presenta delle complessità da gestire.

Supporto interno

Nella scelta di un ERP il supporto interno è un elemento essenziale. Questo nel migliore dei casi dovrebbe abbracciare due aree:

  • Management: avere un avallo aziendale forte, permette di “velocizzare” alcune scelte ed evitare il più possibile “stalli” aziendali
  • Utilizzatori: sono gli utenti che operativamente vivranno il cambiamento più forte, per cui è fondamentale conoscere i limiti operativi nell’utilizzo dell’ERP e valorizzare i loro desiderata, in termini di miglioramento delle funzionalità. È molto utile fare in modo che gli utenti vedano il materiale informativo della lista di ERP scelti nella selezione.

Requisiti funzionali

I requisiti funzionali della tua azienda sono uno degli elementi più importanti nell’includere o meno un ERP nella selezione del software. Oltre le specificità dell’azienda, meglio partire dal settore. Il potenziale fornitore mi propone un ERP pensato e realizzato per il mio settore? L’ERP è pensato per le dimensioni della tua azienda?
L’azienda lavora sul territorio italiano o ha necessità di internazionalizzazione? L’ERP proposto copre i requisiti legislativi relativi all’area amministrativa?
A livello di customizzazioni, il fornitore ha esperienza nel mio settore?
Queste ed altre domande sono fondamentali per capire se i requisiti funzionali della mia azienda verranno coperti.

Affidabilità del software

L’affidabilità dell’ERP, la quota di mercato e altri elementi che ne determinano l’affidabilità sono essenziali nel processo di selezione. Infatti, pensando ad uno scenario “estremo”, l’adozione di un ERP realizzato da una software house più esposta sul mercato, potrebbe portare, nella peggiore delle ipotesi, alla sua chiusura e ciò significherebbe fine dell’assistenza e delle implementazioni.

Integrazione con i sistemi esistenti

Qual è il grado di integrazione coi sistemi esisti del futuro ERP?
Per esempio, l’azienda lavora con strumenti di calcolo come Excel per cui vorrebbe che questa tipologia di file fosse integrata all’ERP. Lo è nativamente oppure bisognerà realizzare una customizzazione?

ROI e budget

Per un progetto ERP chiaramente bisogna avere del budget a disposizione.
Non è detto che l’ERP più costoso sia la soluzione più utile per la tua azienda (vale anche il contrario).
Dal tema budget però nascono delle riflessioni che definiscono un contesto:

  • vita media dell’ERP, che in Italia si attesta attorno ai 10-15 anni
  • il vecchio ERP quanto sta facendo perdere in termini di competitività all’azienda?
  • ROI, ovvero il ritorno dell’investimento: riusciamo a stimarlo?

 

Tecnologia e scalabilità futura

La tecnologia è un altro fattore da tenere in considerazione, per il semplice fatto che una tecnologia obsoleta potrebbe incidere sul ciclo di vita dell’ERP. E questa è utile per garantire la sicurezza a livello di piattaforma, minimizzare i tempi di intervento e costi di assistenza/manutenzione offrendo maggiore autonomia lato utenti e IT che si traduce in minori costi di gestione operativa per esempio sull’ apertura di ticket.

Valuta e seleziona le opzioni

Nelle diverse opzioni di ERP e fornitori, l’analisi molto spesso viene gestita tramite un file dove si ha l’elenco delle funzionalità/requisiti. Di ogni ERP dovresti essere in grado di valutare i rispettivi punti di forza e di debolezza, rispetto a molteplici obiettivi, come detto qui sopra. Ad ogni voce si assegna un punteggio. Il migliore per una specifica esigenza risulta esserlo per le altre?

Affidabilità del fornitore

Come detto sopra per il software, la valutazione dell’affidabilità lato fornitore è importante per il buon esito del progetto. Come valutare dunque, l’affidabilità di un fornitore? Ci sono diversi elementi tra cui:

  • Esperienza azienda: da quanto è sul mercato nell’implementazione e la gestione di progetti in ambito ERP?
  • Dimensioni azienda: quanti dipendenti ha l’azienda? Un’azienda troppo piccola per esempio di 10 persone, potrebbe soffrire in caso di un picco di turnover.
  • Team dedicato: hai degli interlocutori definiti?
  • È previsto un piano di formazione e assistenza nel progetto?
  • Recensioni dei clienti: quali sono i clienti che parlano di loro?
  • Nell’analisi, il fornitore realizza una consulenza personalizzata sui processi della tua azienda?

Personalizzazione

Ogni progetto di implementazione di ERP ha bisogno di livelli di personalizzazione per adattarsi alle esigenze reali e specifiche dell’azienda. La domanda da porsi è qual è il grado di personalizzazione dell’ERP del fornitore? Qual è la flessibilità progettuale?

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