Molte aziende provano e acquistano una moltitudine di software nel corso degli anni per risolvere diversi problemi al loro interno. Questa situazione porta alla creazione di contenitori in cui è molto difficile sincronizzare le informazioni: avere vecchi software significa fare formazione ai nuovi arrivi, essere lenti nel processare i dati e restare indietro rispetto ai concorrenti. Basti pensare alle difficoltà nel generare reportistica aggiornata su cui basare le decisioni aziendali.
Come fare a risolvere la situazione? Si può pensare di aggiungere uno strumento di Business Intelligence o è tempo di cambiare radicalmente e implementare un nuovo ERP?
La domanda non ha una risposta facile. Anche se l’attuale organizzazione può sostenere il breve periodo, quali sono le prospettive degli anni a venire? Data la velocità con cui cambia il business al giorno d’oggi si arriverà a un punto in cui una raccolta di sistemi diversi non riuscirà più a coprire i bisogni dell’azienda. Quindi per le organizzazioni in questa situazione il problema non è più “se cambiare” ma “quando”. Per risolvere la situazione l’unico modo è misurare e capire quanto i software attuali siano in grado di soddisfare le richieste rispetto alle capacità dei potenziali sostituti.
Partire dalle Basi
Il primo passo nel rispondere alla domanda che pone il titolo di questo articolo è creare una lista di requisiti completa e che non lasci nulla al caso. Un’analisi inadeguata può infatti portare alla risposta sbagliata. Ogni funzionalità non presa in esame all’inizio sarà scoperta in fase di implementazione, se però le funzionalità non considerate sono troppe è molto probabile che si sceglierà il software sbagliato. L’analisi imperfetta è la maggiore causa di ritardi installazione dell’ERP e di spese superiori al budget. Partire dal reverse engineering è la via da percorrere: le funzionalità utilizzate dai software esistenti si trasformano in requisiti fondamentali che il nuovo prodotto deve possedere. Una volta terminato questo processo si dovrà dare a questi un ordine di importanza, evidenziando chi ne ha bisogno e perché. Le fondamenta della decisione finale saranno quindi pronte.
Matching tra funzionalità e bisogni
Con le fondamenta pronte si possono misurare i ritorni dell’eventuale investimento. Usando un sistema per misurare il matching tra bisogni e funzionalità si possono scoprire le differenze tra i sistemi in essere ed eventuali nuovi software.
Per raccogliere tutte le informazioni è necessaria una mole di lavoro enorme, ma ne vale la pena. Il vero lavoro sta come sempre nella preparazione, non nell’esecuzione: usare analisi dettagliate per capire come i sistemi correnti o potenziali possano esaudire le richieste è la strada corretta per avere una risposta razionale e “data-driven” alla domanda iniziale. Spesso però le aziende non sono in grado di farlo da sole e trovare un partner preparato non è sempre facile. Sarce è in grado di darti tutte le soluzioni per migliorare la tua azienda a massimizzare le risorse esistenti o a favorire la migrazione verso un ERP migliore.
