Hybrid work: nuove sfide tra benessere dei dipendenti, gestione degli spazi e ROI

Andrea Bonvicini

In alcuni contesti l’HR Manager è vista come la figura che difficilmente genera ROI per l’azienda. Ma è proprio vero?

Contesto

Escludiamo fin da subito gli equivoci: lavoro ibrido non significa avere un tool di videoconferenze. Volendo dare una definizione essenziale, il lavoro ibrido o hybrid work è una modalità di lavoro che comprende due tipologie di approcci: da un lato il lavoro in presenza, all’interno degli spazi aziendali, dall’altro lato prevede il lavoro da remoto, ovvero in uno spazio altro. Ma è solo questo? L’hybrid work è una modalità di lavoro che ha un impatto positivo – se col giusto approccio- sulla struttura organizzativa e culturale dell’azienda.

Lo scenario pandemico ha dato un’accelerazione innovativa su diversi processi aziendali, costringendoci a ripensare lo spazio di lavoro in cui la persona è inserita. Il grafico qui sotto mostra l’interesse nel tempo – data dalla frequenza di ricerca- per il termine “smart working” negli ultimi 5 anni:

Trend di Google

Il trend è lampante: sono entrati nel linguaggio quotidiano (e come prassi), termini come smart working, workplace, hybrid work che solo qualche anno fa erano considerati di nicchia o “troppo Silicon Valley”. E questo, propone nuove sfide aziendali.

Rectruiting: qual è la sfida dell’azienda 4.0 oggi?

Durante la ricerca di nuovi talenti l’obiettivo è creare le condizioni per cui il potenziale dipendente scelga l’azienda, ci sono diversi elementi su cui si lavora ma, secondo la ricerca Randstad Employer Brand Research 2021*, il primo elemento di valutazione di un dipendente in termini di benefit è il work life balance.
Lo conferma un’indagine di Reverse** in cui vediamo che il 75% dei lavoratori è favorevole all’hybrid working che, oltre a garantire maggiore produttività (lato azienda), favorisce una gestione equilibrata vita privata/professionale (lato persona). E questo, chiaramente, cambia (o forse sarebbe meglio dire, ha cambiato) il concetto di spazio di lavoro: non più statico ma un workplace liquido.
La morale: se vuoi attirare talenti, cambia il tuo concetto di ufficio.

Quali sono le opportunità del workplace liquido?

Se tempo fa oltre alle skills del candidato, ci si focalizzava sul concetto di prossimità rispetto al luogo di lavoro, oggi il focus è sul know how della persona, per cui da un lato gli spazi si sono “ristretti”, nella “dilatazione” geografica. Infatti, molte aziende, tra cui anche la nostra, possono selezionare candidati a 100 km di distanza o più, garantendo un giusto equilibrio tra vita lavorativa e privata, favorendo la crescita aziendale in termini di know how rispetto ai progetti clienti. Un circolo perfetto e sostenibile: maggiore competenza interna per i clienti, migliore qualità della vita della persona, ridotto impatto ambientale sugli spostamenti.

E quante aziende oggi, hanno già programmato questo cambio di paradigma? I timori sono i più diffusi: si va dalla “mancanza di controllo”, al ”abbiamo sempre fatto così”.
Ma è in questo scenario che il ruolo dell’HR Manager, e più in generale di chi si occupa dell’organizzazione aziendale, diventa fondamentale, perché la sua visione avrà ripercussioni sulla competitività del business.

Il dilemma, a volte, diventa tra scegliere risorse competenti, garantire il work life balance tramite una metodologia di lavoro ibrida oppure occupare spazi a livello di pre-pandemia?

Citando Daniele Bacchi, CEO di Reverse, azienda di Headhunting e Recruitment:
“(..) annullare ogni proprietà su questa o quella scrivania favorisce anche la ridistribuzione dello spazio in epoca di smartworking. Perché dovrei tenere vuoto quell’ufficio 3 giorni a settimana solo perché c’è il tuo nome sulla porta?” ***.

Inoltre, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano****, per le aziende, si parla di un risparmio del 30% in termini di spese vive: non male, vero?

La nostra esperienza: come garantire il work life balance e un ROI positivo?

Raccogliendo i feedback dai dipendenti, eravamo nella situazione di una decisa preferenza di hybrid working, per cui abbiamo individuato nella gestione degli spazi aziendali il nodo su cui trovare la soluzione.
Inizialmente la gestione era manuale (sì, lo ammettiamo, col vecchio caro Excel), una persona si prendeva il carico della gestione degli spazi dei colleghi (presenze/assenze/trasferte/ibrido etc). Avevamo trovato la soluzione? In realtà avevamo solo spostato il problema: l’attività occupava circa il 35% del tempo della risorsa, con tutto ciò che ne comportava.
La soluzione apparentemente più veloce, “artigianale”, stava diventando un problema.

Dopo svariate riflessioni e coinvolgendo manager e i team lead (e un po’ di riunioni 😊), avevamo condiviso un elenco di necessità che, come ogni media-grande azienda, dovevamo gestire: e in una call nasceva Space(n). In realtà, c’era una lista di altri nomi possibili: Sarce Andromeda, Siderale, Sarce Virtual Space che andavano a identificare solo parzialmente il prodotto, invece Space(n) rifletteva la più importante delle caratteristiche: può gestire spazi fisici e virtuali elevati alla (n). Nel dicembre 2021 abbiamo lanciato sul mercato Space(n) e da allora è cresciuto con nuove funzionalità grazie alla nostra esperienza diretta e ai feedback dei clienti che già lo stanno utilizzando.

È passato un po’ di tempo dalla sua adozione, e oggi posso dire che ci ha permesso di essere particolarmente performanti – per fare due esempi -nella gestione in sicurezza di molteplici postazioni di lavoro e sale riunioni, diventando per noi, l’estensione digitale dell’ufficio e, particolare non marginale, abbiamo ottenuto un ROI rispetto ai costi fissi e gestionali di oltre il 150%!

Ecco la storia che c’è dietro Space(n): nasce per gestire i processi tipici dell’hybrid working, cresce per ottimizzare il ROI. Se vuoi sapere come Space(n) può supportare la tua azienda così come ha fatto con la nostra, compila il form e scarica la brochure!

    Fonti:
    *https://www.randstad.it/candidato/career-lab/news-lavoro/quali-sono-i-benefit-aziendali-piu-apprezzati-dai-lavoratori/
    **https://info.reverse.hr/lp-lavoro-liquido
    ***https://info.reverse.hr/lp-lavoro-liquido
    ****https://www.osservatori.net/it/

    Andrea Bonvicini